Elektroniniai laiškai: turime kažką keisti

Pradėsiu nuo to, kad elektroninis paštas nėra skirtas tokiam el.laiškų skaičiui, kurį turi šiuolaikinis vidutinis administracinį arba ofisinį (nežinau ar šitas žodis, daugeliui dirbant nuotoliu vis dar yra tinkamas) darbą.

Vis daugiau įmonių pasaulyje ne tik riboja darbinių el.laiškų naudojimą po darbo ar atostogų metu, tačiau ir naudojimą darbo metu.

Atliekant tyrimus ir pasiūlius ribotą galimybę naudotis, darbuotojai atranda "senuosius" bendravimo būdus, tokius kaip telefoninis skambutis ar tiesioginis pokalbis ir, kaip keistai beskambėtų, jie yra kur kas naudingesni. Tokiems darbuotojams ne tik sumažėjo stresas, bet ir padidėjo efektyvumas, nes tiesioginis bendravimas bei trukdžių ir daugiaveikos (arba kitaip multitaskinimo) eliminavimas leidžia greičiau išspręsti problemas ir užtikrinti sklandų darbo procesą.

Taigi, kodėl vis dar taip daug laiko ir energijos skiriame elektroniniam paštui? Galbūt yra keletas faktų, kuriuos verta žinoti kiekvienam vadovui ir įmonės darbuotojui.

1. Perpildyta elektroninio pašto dėžutė

Visi gerai žinome, kad elektroninio pašto dėžutė gali greitai „prisipildyti” ir netgi „persipildyti”. Kasdien gauname dešimtis, jei ne šimtus, el.laiškų, kuriuos turime perskaityti, atsakyti arba peržiūrėti. Tai gali užimti daug laiko ir dažnai nukenčia darbo efektyvumas.

Be to, pilna pasto dėžutė neatsakytų laiškų gali sukelti stresą ir padidinti darbo krūvį. Dažnai žmonės jaučiasi priversti atsakyti į kiekvieną el.laišką, net jei tai nėra būtina arba svarbu. Tai ne tik atima laiką nuo kitų darbo užduočių, bet ir sukelia nuovargį ir padidina darbuotojų streso lygį.

2. Nesusipratimai ir netikslumai

Elektroninis paštas gali būti ne tik laiko švaistymo šaltinis, bet ir sukelti nesusipratimus ir netgi konfliktus. Dažnai el.laiškai gali būti netikslūs arba netinkamai suprantami, o tai gali lemti klaidingą informacijos perdavimą arba netinkamus veiksmus..

3. Efektyvumo stoka

Elektroninio pašto naudojimas gali sumažinti darbo efektyvumą. Dažnai žmonės praleidžia valandas perskaitę, atsakydami ir tvarkydami el.laiškus, o tai gali atitraukti nuo svarbesnių darbo užduočių ir tikslų.

Be to, elektroninis paštas, neturint laiko ir darbų valdymo įgūdžių, gali tapti nuolatiniu dirgikliu bei dėmesio nukreipėju. Nuolatinis dėmesio blaškymas dėl naujai gauto laiško, blaško žmonių labai vargina, nes reikalauja nuolatinio dėmesio perjungimo nuo vienos užduoties prie kitos. Tokiu būdu prarandama ir koncentracija bei efektyvumas. Per tą patį laiką darbuotojai padaro mažiau ir jaučiais prasčiau.

4. Alternatyvūs bendravimo būdai

Kaip jau minėjau anksčiau, yra daug alternatyvių bendravimo būdų, kurie gali būti naudingesni ir efektyvesni nei elektroninis paštas.

Viena iš jų yra telefoninis skambutis ar tiesioginis pokalbis. Tiesioginis bendravimas leidžia greičiau ir aiškiau išspręsti problemas, aptarti svarbius klausimus ir užtikrinti sklandų darbo procesą. Be to, tiesioginis pokalbis gali padėti užmegzti glaudesnį ryšį ir pagerinti bendradarbiavimą tarp kolegų.

Kitas alternatyvus bendravimo būdas yra įvairūs vidiniai ar išoriniai tinklai, kuriuose yra visas susirašinėjimas ir prie kururio gali pasijungti tau patogiu metu. Kitas didžiulis tokio sprendimo privalumas, viešumas, t.y. visus susirašinėjimus, pagal tam tikras temas, gali matyti ir kiti kolegos. Tai ne tik taupo laiką, tačiau ir leidžia greičiau dalintis patirtimi su kitais.

5. Elektroninio pašto naudojimo taisyklės

Nors elektroninio pašto naudojimas gali būti neproduktyvus ir stresą keliantis, tai dar nereiškia, kad jį reikia visiškai atsisakyti. Yra keletas taisyklių, kurios gali padėti efektyviau naudoti elektroninį paštą ir sumažinti su juo susijusį stresą ir didelį darbų krūvį.

Pirma, reikia nustatyti tam tikrą laiko ribą, kurią skiriame elektroniniam paštui. Tai gali būti konkretus laiko intervalas per dieną arba tikslas atsakyti į tam tikrą skaičių el.laiškų per dieną. Taip užtikrinsime, kad neperkrausime savęs ir turėsime laiko atlikti kitas darbo užduotis.

Antra, reikia išmokti filtruoti el.laiškus ir atsakyti tik į tuos, kurie yra tikrai svarbūs ir reikalauja mūsų dėmesio. Dažnai gavę el.laišką, galime nuspręsti ar jis tikrai reikalauja mūsų veiksmo arba ar jame yra svarbi informacija, kurią turime perskaityti.

Be to, svarbu išmokti rašyti aiškius ir trumpus el.laiškus. Jei mūsų el.laiškas yra pernelyg išsamus arba painus, tai gali sukelti nesusipratimus ir netikslumus. Būkime konkretūs ir pateikime tik svarbią informaciją, kurią reikia žinoti.

Galiausiai, svarbu nebijoti naudoti alternatyvių bendravimo būdų. Jei galime išspręsti problemą per telefoną ar tiesioginiu pokalbiu, tai pasirinkime šiuos būdus. Tai padės greičiau ir efektyviau išspręsti problemas bei užtikrinti sklandų darbo procesą.

Išvada

Vis daugiau įmonių supranta, kad elektroninis paštas nėra vienintelis ir efektyviausias bendravimo būdas. Jo naudojimas gali būti laiko švaistymas, sukelti stresą ir sumažinti darbo efektyvumą.

Todėl verta įvertinti alternatyvius bendravimo būdus, tokius kaip telefoninis skambutis ar tiesioginis pokalbis. Tiesioginis bendravimas leidžia greičiau išspręsti problemas, aptarti svarbius klausimus ir užtikrinti sklandų darbo procesą.

Taip pat svarbu laikytis tam tikrų elektroninio pašto naudojimo taisyklių, kurios padės sumažinti su juo susijusį stresą ir perkrovimą. Nustatykime tam tikrą laiko ribą, filtruokime el.laiškus, rašykime aiškius ir trumpus laiškus bei nebijokime naudoti alternatyvių bendravimo būdų.

Skirkite laiko gyvam bendravimui, apribokite el.laiškų skaitymą iki 3 kartų per dieną, atraskite kitus įrankius, kurie įgalintu jus bei jūsų komandą dirbti efektyviau ir, svarbiausia, jaustis geriau.

p.s. Ir visai pabaigai keli įdomūs faktai

Dar 2011 m. bendrovė „Atos” paskelbė sieksianti tapti įmone „be el.pašto”. Be pašto tuo metu buvo bandoma išsiversti kalbant apie vidinį bendravimą darbuotojų tarpe.
Tais pačiais metais automobilių gamintoja „Volkswagen” savo bendrovės el.pašto serverį sukonfiguravo taip, kad jie nustotų siųsti ir primi el.laiškus iš Vokietijos darbuotojų praėjus 30 minučių po darbo dienos pabaigos ir atnaujintų veiklą tik likus 30 minučių iki darbo dienos pradžios.