Laiko valdymo būdai

Vis dažniau susidūriu su klientų poreikiais valdyti laiką bei planuotis savo darbą. Tad šis straipsnis bus skirtas pasidalinti mano patirtimi, surašyti būdus, kuriuos žinau ir kuriuos naudoju pati.

Darija Tonkich

4/1/2022 5 min read

Mes visi skirtingi ir situacijos yra skirtingos, tad pradėti reikia nuo suvokimo, kad vieno būdo tiesiog nėra.

Tad kuo daugiau išbandysite (taip taip, ne tik perskaitysime, bet ir išbandysime bei reflektuosime), tuo didesnė tikimybė, kad atrasite sau priimtiniausią ir tinkamiausią "įrankių asortimentą" :)

Pradėsiu nuo to, kad darbus ir laiką reikia planuotis.

Kaip ir nieko naujo, tiesa? Bet ar kada stabtelėjote ir lyginote kaip praleidote ir kaip jautėtės po darbo dienos, kuri buvo suplanuota?

Ir kaip atrodė darbo diena, kuri nebuvo planuota?

Bent jau mano refleksija yra ta, kad suplanuota diena yra produktyvesnė ir kai gali iš suplanuoto sąrašo išbraukti atliktus darbus - apima puikus jausmas (nesu psichologijos ekspertė, bet esu skaičiusi, kad netgi psichologiškai yra svarbu išbraukti atliktą darbą, lygiai taip pat kaip ir svarbu atšvęsti pergalę).

Tad kiekvienas atliktas darbas gali būti puiki proga pasidaryti trumpą pertraukėlę, pvz. išgerti arbatos ar kavos, o gal padaryti porą pritupimų?

Kaip tik fizinis aktyvumas yra tai, kas padeda mums geriau įsiminti ką tik skaitytą ar girdėtą medžiagą. Todėl trumpi ir nesunkūs fiziniai pratimai tarp darbų yra puikus būdas "pasikrauti savo baterijas" ir gerau įsisavinti sudėtingą medžiagą.

Viena iš man pasiteisinusių praktikų - pasivaikčiojimas pietų metu. Ir nebūtinai tai turi būti vienos valandos iškyla, tiek laiko darbo metu tikrai neturime. Užtenka ir 15-20 minučių pasivaikščiojimo, kurio metu siūlau praktikuoti mindfulness, t.y. tiesiog stebėti aplinką, klausyti įvairių garsų, o ne išnaudoti laiką darbiniams skambučiams.

Atrodo, kaip laiko švaistymas? Kviečiu išbandyti, gal, kaip ir aš, atrasite "sustojimo" galią.

Pasivaiksčioti, pabėgioti ar atlikti fizinius pratimus pravartu ir tuomet, kai jaučiates, kad "užstrigote", kai reikia rasti klaidą ar sprendimą, o galva "nedirba". Tokiu atveju, nežiūrint, kad tai darbo metas, tikrai siūlau atsistoti ir bent trumpam atsitraukti, o grįžus į viską pažiūrėti naujomis akimis.

Tai padės ne tik atlikti užduotį, bet ir pagerinti jūsų savijautą.

Jeigu darbo dienos metu susikaupė daug skambučių, lygiai taip pat siūlau atsitraukti nuo darbo stalo ir juos atlikti pasivaikščiojant gryname ore, o ne sėdint prie kompiuterio. Tad buvimą lauke, fizinį aktyvumą bei darbų atlikimą tikrai galima suderinti, reikia tik noro ir šiek tiek refleksijų.

Toliau kalbant apie pertraukas, tai Pomodoro technika man buvo tikras atradimas. Tiesą sakant principas labai paprastas ir paremtas susikoncentravimu į vieną konkrečią užduotį. Pavyzdžiui jums reikia peržiūrėti kokį nors svarbų dokumentą ar paruošti pristatymą.

Naudojant Pomodoro techniką, reikėtų pašalinti visus galimus trikdžius, kad jūsų neblaškytų nei skambutis, nei pranešimai, nei primintukai ir skirti šiai užduočiai, tik šiai užduočiai, pasirinktą laiką.

Manoma, kad 25 minutės yra produktyviausias laikas, po kurio reikėtų padaryti pertrauką. Ją galite išnaudoti praleistiems skambučiams ar kitoms smulkios užduotims. Tačiau 25 minutės tikrai nėra taisyklė, jeigu jūs sugebate produktyviai atlikti užduotį 50 minučių, tuomet susiplanuokite būtent tiek.

Esmė yra nesiblaškyti į pašalinius trikdžius, nes nors trumpam nukreipus žvilgsnį į naujai atėjusį el.laišką ar žinutę, jūs prarandate turėtą susikaupimą ir užtruksite tam tikrą laiką vėl sugrįžti į buvusias "vėžes".

Žinau, kad šis būdas puikiai taikomas ir Lietuvos teisininkų kontorose, kuomet ant darbo stalo pastatomas šviesoforas. Raudona šviesa reiškia, kad dirbama pagal pomodoro techniką ir trukdyti nevalia, tad pasisveikinimą, praeinant pro kabinetą (tikiu, kad pasibaigus karantinui tai vėl bus aktualu), irgi reikės atidėti vėlesniam laikui.

Mano klientams dažnai atrodo, kad įvyks didžiausia katastrofa, jeigu į skambutį neatsilieps būtent dabar, todėl die yra linkę atsitraukti nuo svarbaus ir daug susikaupimo reikalaujančio darbo, kad atsakytu į skambutį, kuris daugeliu atveju tikrai nėra skubus. (Žinoma, kad neatsiliepus iš karto, reikia nepamiršti perskambinti vėliau).

Tad jeigu norite būti produktyvesni ir nesijausti darbo dienos gale kaip išsunktos citrinos, tiesiog sustokite ir pagalvokite ką galite padaryti kitaip. Jeigu manote, kad reikia pokyčių, tai jų ir reikia, o pokyčiai atsiranda nuo veiksmų. Net ir mažas žingsnelis jau yra pokytis.

Tad viena medalio pusė yra nemultitaskinti, darbus daryti paeiliui vienas po kilo, tarp užduočių daryti pertraukas ir tas pertraukas išnaudoti efektyviai. Tačiau kaip planuotis pačius darbus?

Savo darbus planuoju vadovaujantis keliais metodais.

Visų pirma, visus darbus stengiuosi susirašyti.

Darbus susirašau tam, kad matyčiau bendrą vaizdą ir tuomet juos sugrupuoju į 4 grupes:

A: Skubūs ir svarbūs darbai, kurie reikalauja tam tikrų veiksmų jau šiandien;

B: Neskubūs, bet svarbūs, gali būti atlikti vėliau, tačiau būtina suplanuoti kada jie bus atlikti arba suplanuoti paruošiamuosius darbus. Svarbu sekti B grupės darbus, nes kažkuriuo metu, vis juos atidėliojant jie tampa A, t.y. skubiais ir svarbiais.

C: Skubūs, bet nesvarbūs darbai labai priklauso nuo mūsų požiūrio ir tikslo, todėl kas vienam yra nesvarbu, kitam yra labai svarbu. Prieš grupuojant darbus siūlyčiau turėti savo tikslų ir vertybių sąrašą, tuomet bus lengviau apsispręsti. Kartu kviečiu pasmalsauti kodėl kitam asmeniui tai skubu: gal galima rasti kitą sprendimą, o gal klausimas visgi ne toks jau ir skubus.

D: Neskubūs ir nesvarbūs darbai yra didžiausi laiko vagys, mano supratimu, nes mes esame linkę juos atlikti pirmus, kad būtų ką išsibraukti ir jaustumėmės, kad diena buvo produktyvi. Jeigu darbai tikrai neskubūs ir nesvarbūs, siūlyčiau juos atlikti tik tuomet, kai (arba jeigu) lieka laisvo laiko, priešingu atveju šie darbai tiesiog nėra perkėliami į dienotvarkę.

Kalbant apie patį dienotvarkės sudarymą, mano patarimas būtų kitos savaitės didesnius darbus planuotis penktadienį, kad savaitgalis tikrai būtų skirtas poilsiui, o detalesnį konkrečios dienos darbų sąrašą susidaryti ne ryte, o iš vakaro, kad per naktį suplanuoti darbai savotiškai susigulėtų mūsų galvoje ir ryte mes jau būtume pasiruošę imtis reikalingų veiksmų.

Sunkiausius, nemaloniausius ar daug laiko užimančius darbus siūlyčiau atlikti produktyviausiu laiku, man tai yra rytas.

Anksčiau pirmą dienos dalį skirdavau smulkioms užduotims, tarsi norėdama išsivažiuoti, tačiau paskui pastebėjau, kad tai nėra taip efektyvu, nes po pietų susikaupimo lygis būdavo mažesnis, kas dideliems darbams atlikti užimdavo dar daugiau laiko.Kitas patarimas būtų nesiplanuoti 100 proc.

Paklausite kodėl? Čia yra keli atsakymai. Visų pirma, priklausomai nuo darbo pobūdžio, dalis laiko turi būti palikta "gaisrų gesinimui" ir vieniems reikia pasilikti 10, o kitiems ir 40 procentų savo darbo laiko. O jeigu didžioji dalis dienos yra skirta susitikimams (nesvarbu nuotoliniams ar gyviems), pasilikite arba tiksliau suplanuokite laiką poilsiui, pertraukoms, skambučiams, pietums ir pan. Nes pertrauktų reikia ne tik tarp darbų, bet ir tarp susitikimų, o būtent planuodami susitikimus dažnai pamirštame, kad reikia pasilikti laiko persijungti, nuvažiuoti ir kitiems buitiniams reikalams.

Na ir paskutinis patarimas - nusistatykite ribas, t.y. užsibrėžkite laiką, kada baigiasi jūsų darbai. Vieniems tai 17 valanda, kitiems 18 val., tačiau laiko riba, kada išjungiamas kompiuteris arba baigiami darbai turi būti tiek jūsų kalendoriuje, tiek jūsų galvoje. Paprasčiau įsivesti tam tikrą balansą tarp darbinio ir asmeninio gyvenymo - į kalendorių lygiai taip pat susirašyti bei susiplanuoti poilsį, laiką sau bei šeimai.

Tad kokį būdą bepasirinksite, svarbu nesustoti smalsauti, klausti ir ieškoti atsakymų.